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SCIPO-Archiv

 

Mit der Anbindung des Archivmoduls können Dokumente manuell oder automatisiert von der Live-Instanz in das Archiv überführt werden. Die Archivdatenbank ist eine modifizierte und mit speziellen Rechten eingerichtete SCIPO-Instanz. Bei der Archivierung werden die betroffenen Dokumente in das Archiv kopiert und aus der Live-Datenbank entfernt. Vergebene Schlagworte werden synchronisiert. Die effektiven Rechte werden aus den Einstellungen für das Dokument und den entsprechenden Schlagworten ermittelt und auf das archivierte Dokument übertragen. Weiterhin werden benötigte Zeitstempel verwaltet und eine Verschlagwortung nach Jahr und Monat durchgeführt. Die Volltextsuche wird für eine Suche im Archiv erweitert, Suchtreffer werden in den Ergebnislisten entsprechend gekennzeichnet.

Automatische Archivierung

Diese Automatik überführt Dokumente, die bestimmten Kriterien genügen, regelmäßig von der Live- in die Archivinstanz. Aus der Liste folgender Kriterien können beliebige Konfigurationen erstellt werden, die den Archivierungsprozess steuern:

  • Schlagwortzuordnung
  • Alter des Dokuments hinsichtlich Erstell- bzw. Veröffentlichungsdatums
  • Ablauf des Gültigkeitsdatums

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